Për të tërhequr Gjëndjen Civile nga një qytet në një qytet tjetër ose nga fshati në qytet nevojiten këto dokumenta :

* kërkese me shkrim
* vërtetim nga Rajoni ku banon
* kontratë qiraje e noterizuar ose vërtetim pronësie
* mandat arkëtimi (1000 lek te cilat derdhen në llogari të bashkisë) vetëm në rast se nuk ke deklaruar asnjëherë vendbanimin

Pasi plotësohen këto dokumenta, qytetari paraqitet në Zyrën e Gjëndjes Civile ku nëpunësi pasi bindet për dokumentat bën protokollimin dhe sistemimin e tyre.

* Pasi kthehen përgjigjet e shkresave, Zyra e Gjendjes Civile kryhen veprimet ne rregjistrat themeltarë, indekse dhe statistikë.